Условия и политики за ползване

iTefteri е онлайн приложение, което позволява на потребителя да въвежда и следи финансови движения — приходи, разходи, плащания, касови записи и други свързани данни. Достъпът се осъществява чрез централния портал app.itefteri.gr и изолираните поддомейни, съответстващи на всеки обект (напр. to-katastima.itefteri.gr).

Услугата функционира като инструмент за записване и организиране на данни. Тя не представлява счетоводна система, не издава данъчни документи, не замества счетоводител и не предоставя данъчни или инвестиционни консултации.

За достъп до услугата се изисква създаване на акаунт. Потребителят носи пълна отговорност за:

• верността на данните, декларирани при регистрацията,
• запазването на паролата си сигурна и тайна,
• всяко действие, извършено чрез неговия акаунт.

При съмнение за неоторизиран достъп потребителят е длъжен незабавно да смени паролата си и да уведоми Дружеството. Дружеството не носи отговорност за загуби или вреди, произтичащи от несигурно използване на пароли или от предоставяне на достъп на трети лица.

Всеки обект в iTefteri поддържа три основни роли:

• Owner: Създава обекта, конфигурира неговите параметри, добавя и премахва потребители и има пълна видимост върху всички записи и движения.
• Manager: Може да въвежда движения, да вижда собствените си записи и тези на потребителите с роля Staff в същия обект, съгласно настройките за достъп.
• Staff: Вижда и въвежда само собствените си движения. Това е типичната роля на служител.

Owner решава кой получава достъп и с каква роля. Отговорността за избора и управлението на потребителите, свързани с неговия обект, принадлежи изцяло на Owner.

Услугата се предоставя чрез абонаментни планове за всеки обект. Цените и наличните планове се публикуват на itefteri.gr и подлежат на актуализация. Ориентировъчно съществуват две категории:

• Basic – включва основните функции за записване (приходи, разходи, движения, поддомейн, потребителски роли).
• Pro – включва, освен основните функции, всички допълнителни модули, които съществуват или ще бъдат добавени в бъдеще (като работни графици, пари в брой, чекове, плащания към персонала, статистика, прогнози и др.).

Абонаментите важат за предварително определен период (напр. месец, 6 месеца, година) и се активират след плащане. Платени суми не се възстановяват, освен ако не е уговорено друго с изрично писмено споразумение.

Всеки нов обект може да ползва услугата за определен период от време без заплащане (пробен период). Обикновено пробният период трае 20 дни, освен ако на уебсайта не е посочено друго.

По време на пробния период потребителят има достъп до функциите на Basic. След изтичането му, за да продължи да има достъп до данните и да използва услугата, той трябва да активира абонамент. Ако не бъде активиран абонамент, достъпът може да бъде спрян или прекратен автоматично.

Всички данни, които потребителят въвежда в iTefteri (суми, описания, дати, имена, бележки и др.), представляват изключително съдържание на самия потребител.

Дружеството:

• не проверява дали данните са верни или неверни,
• не се намесва във вида или качеството на записите,
• не носи отговорност, ако данните са тестови, погрешни или непълни,
• по никакъв начин не поема ролята на одитор или консултант.

Всяко финансово, управленско или друго решение, взето от потребителя или неговия бизнес въз основа на данните, въведени в iTefteri, е негов собствен избор и отговорност. Дружеството не носи отговорност за каквато и да е загуба, вреда или спор, възникнали вследствие на записите — независимо дали те са верни, погрешни или тестови.

Дружеството полага усилия да поддържа услугата функционираща и стабилна. Въпреки това не може да гарантира, че:

• достъпът ще бъде непрекъснат и без прекъсвания,
• няма да има забавяния или технически грешки,
• услугата ще функционира еднакво на всяко устройство или браузър.

Услугата се предоставя „както е“. В никакъв случай Дружеството не носи отговорност за косвени, специални или последващи вреди, пропуснати ползи, загуба на данни или каквато и да е друга вреда, свързана с използването или невъзможността за използване на услугата.

Забранява се използването на услугата за незаконни цели, за опити за проникване в системи или достъп до данни на трети лица, както и за автоматизирано извличане на данни (scraping) без писмено разрешение.

Дружеството може да изменя настоящите условия. Промените влизат в сила от публикуването им на настоящата страница.

Условията се уреждат от гръцкото право. Компетентни за всеки спор са съдилищата в Солун.

Услугата може да събира следното:

• Данни за акаунта Email, парола (в криптиран вид) и евентуално име или фирмено наименование, декларирани от потребителя.
• Данни от записите Финансови движения, описания, бележки, дати, суми и други данни, които потребителят избира да въвежда в iTefteri.
• Технически данни Информация като IP адрес, тип браузър, основни функционални бисквитки, които подпомагат техническото функциониране на услугата.

Данните се използват единствено за:

• предоставяне на услугата и нейните функции,
• техническа поддръжка и разрешаване на проблеми,
• подобряване на производителността и стабилността.

Не се използват за рекламни цели и не се продават или предоставят на трети лица за търговска употреба.

Данните се съхраняват в инфраструктура в рамките на Европейския съюз със стандартни технически мерки за сигурност (напр. криптиране на връзката, ограничен достъп до сървърите).

Потребителят е отговорен за сигурността на паролата си. Ако паролата бъде споделена с трети лица, Дружеството не може да предотврати използването ѝ от тях.

Потребителят може да поиска:

• достъп до данните, които го засягат,
• коригиране на неверни данни,
• изтриване на данни,
• експорт на данни във файл.

За упражняване на тези права потребителят може да се свърже с нас на info@itefteri.gr.

Дружеството не проверява и не оценява съдържанието на записите. Дали данните са верни, неверни, тестови, непълни или неточни — това засяга единствено потребителя.

Потребителят е единствено отговорен за законосъобразността, точността и използването на данните, които въвежда в iTefteri. Дружеството не носи отговорност за финансови или други последици, произтичащи от тези данни.

Можете да поискате изтриване на профила си по два начина: (а) директно в приложението, от Настройки на профила → Изтриване на профила, или (б) със заявка на info@itefteri.gr. Подробни указания на страницата Изтриване на профил и данни.

Какво се изтрива: име и фамилия, имейл адрес, потребителско име, парола, телефонен номер, профилна снимка, коментари и връзки към социални мрежи.

Какво се запазва и защо: бизнес записите, които сте създали (записи за приходи и разходи, работни часове, движения в касата), принадлежат на обекта, а не на личния Ви профил. Те се запазват в анонимизиран вид, без връзка с Вас, тъй като данъчното законодателство изисква съхранение на счетоводни документи.

Срокове за съхранение на данни:

• Активен профил: докато трае абонаментът Ви.
• След изтичане на абонамента: 12 месеца, за да можете да активирате отново профила си без загуба на данни.
• След заявка за изтриване: анонимизиране в рамките на 30 дни.
• Счетоводни и данъчни документи: 5 години, както изисква гръцкото данъчно законодателство, независимо от заявка за изтриване.
• Регистрационни файлове (logs): 12 месеца.
• Резервни копия: до 30 дни на циклична основа.

Когато потребител по избор свърже своя Google акаунт за синхронизация на часове, iTefteri получава ограничен достъп до данни от Google Calendar: право да преглежда списъка с календари на потребителя и право да създава, променя и изтрива събития в календара, избран от потребителя.

• Синхронизацията може да бъде двупосочна (iTefteri ↔ Google Calendar). От iTefteri към Google се създават и обновяват събитията, съответстващи на часовете на потребителя; от Google към iTefteri се извличат ограничени данни (ден/час и заглавие/описание като бележки), за да се обновяват или добавят съответните часове.
• L.AN Cloud Labs P.C. не продава, не споделя, не прехвърля и не разкрива данни от Google на трети лица. Данните от Google не се използват за реклами, нито за обучение на модели на изкуствен интелект или машинно обучение (AI/ML).
• Данните от Google се използват единствено за предоставяне на функцията за синхронизация на календара, заявена от потребителя.
• Достъп могат да имат само: (а) самият потребител, (б) упълномощен персонал на дружеството, когато това е абсолютно необходимо за техническа поддръжка или профилактика, и (в) облачната хостинг инфраструктура, където се хоства услугата, в качеството ѝ на обработващ данните.
• Потребителят може по всяко време да прекъсне връзката с Google акаунта си или да оттегли достъпа чрез Google Account permissions.

Използването на данни от Google API от страна на iTefteri е в съответствие с Google API Services User Data Policy, включително изискванията за Limited Use (ограничена употреба).

Мобилното приложение iTefteri е естествено продължение на уеб платформата. То не поддържа отделна база данни и не събира данни извън описаните в тази политика.

Разрешения на устройството, които може да бъдат поискани:

• Камера – единствено когато Вие изберете: (а) снимане на документ за автоматично въвеждане, (б) сканиране на QR код в Kiosk за отчитане на работно време, (в) прикачване на снимка към запис в календара. Приложението никога не активира камерата във фонов режим.
• Файлове и хранилище – за изтегляне на файлове, генерирани от платформата (CSV експорти, файлове за банкови плащания, PDF документи), и за прикачване на файлове към заявки за поддръжка.
• Известия – за напомняния за срещи и чекове и известия от платформата, ако ги активирате.

Приложението не изисква и не използва: местоположение (GPS), микрофон, биометрични данни, контактите на устройството Ви, нито достъп до SMS и обаждания.

Идентификатори на устройството: за сигурност при вход („запомни ме“) съхраняваме типа на устройството и браузъра. Не използваме рекламни идентификатори за таргетиране в приложението.

Работим със следните доставчици. Всеки получава само данните, необходими за съответната функция.

• Viva Wallet (Гърция) – обработка на плащания по абонамента. Получава сума, име и имейл. Данните на картата Ви се въвеждат директно в защитената среда на Viva и никога не преминават през нашите системи.
• Google Gemini (Google Ireland Ltd.) – само ако използвате функцията за автоматично разчитане на документи. Снимката се изпраща за извличане на сума, данъчен номер и категория.
• OpenAI Ireland Ltd. – само ако използвате интелигентните отчети. Изпращат се обобщени бизнес показатели, а не лични данни на физически лица.
• Google Calendar – само ако активирате синхронизацията. Изнасят се данни за срещите, включително име, телефон и имейл на клиента. Синхронизацията е незадължителна и изключена по подразбиране (вж. 2.7).
• Независим орган по публичните приходи (AADE) – справка за фирмени данни по данъчен номер и, ако бъде активирано, електронно предаване на документи (myDATA).
• Tawk.to – чат на живо за поддръжка на нашия уебсайт. Активира се само с Вашето съгласие.
• Google Ads – измерване на ефективността на рекламите на уебсайта itefteri.gr. Активира се само ако приемете съответните бисквитки.
• Доставчик на хостинг – данните се хостват на инфраструктура в рамките на Европейския съюз.

Не продаваме и не отдаваме под наем лични данни на трети страни.

iTefteri използва:

• Session cookies Помагат потребителят да остане вписан, докато се движи из приложението, без да е необходимо да влиза на всяка страница.
• Функционални бисквитки Може да съхраняват малки предпочитания, като език или прости настройки на изгледа, където е приложимо.
• Основни статистически бисквитки Позволяват записване на обща употреба (напр. кои браузъри се използват най-често) без използване на лични идентифициращи данни.

Не се използват рекламни бисквитки в приложението. На itefteri.gr (началната страница) може по избор да се използват инструменти за статистика/маркетинг (Google) и live chat (Tawk.to) — единствено след съгласие чрез съответния банер.

Потребителят може да настрои браузъра си така, че да блокира или изтрива бисквитки. Ако обаче техническите бисквитки бъдат напълно деактивирани, е възможно услугата да не функционира правилно или сесията на потребителя да не се запазва.

По отношение на данните за акаунта (email, парола и др.) Дружеството действа като Администратор на лични данни.

По отношение на данните, които потребителят въвежда в рамките на дейността на своя обект (приходи, разходи, бележки и др.), Дружеството действа като обработващ данните, предоставяйки единствено техническата платформа за съхранение и визуализация на тези данни.

Потребителят носи пълна отговорност за вида на данните, които въвежда (напр. дали включват лични данни на трети лица, финансова информация и др.). Той е длъжен да спазва законодателството за защита на данните, когато въвежда информация, засягаща други лица.

Дружеството няма видимост и не преценява дали потребителят има право да въвежда съответните данни. Цялата отговорност за спазването на GDPR по отношение на данните, които самият потребител въвежда, принадлежи на потребителя.

Дружеството прилага технически мерки като:

• криптиране на връзката (HTTPS),
• ограничен достъп до производствените системи,
• основни резервни копия за защита от технически откази.

Въпреки тези мерки нито една система не е абсолютно неуязвима. Дружеството не може да гарантира пълна защита от всяка възможна атака или техническа повреда, но полага разумни усилия.

Всеки потребител разполага с правата, предвидени в GDPR:

• право на достъп до данните,
• право на коригиране,
• право на изтриване,
• право на ограничаване на обработката,
• право на преносимост.

За съответни искания потребителят може да се обръща към info@itefteri.gr.

Безплатният пробен период обикновено трае 20 дни от създаването на обекта. През този период потребителят може да въвежда данни и да използва основните функции.

След изтичането му:

• достъпът може да бъде ограничен,
• може да се изисква активен абонамент за пълен достъп,
• някои данни могат да се запазят, но да не бъдат достъпни без активен абонамент.

Данните, въведени по време на пробния период, могат да продължат да се използват, ако потребителят активира абонамент. Ако не бъде активиран абонамент, Дружеството си запазва правото да изтрие тези данни след разумен период от време.

Дружеството не носи отговорност за загуба на пробни данни, особено когато е изминал дълъг период от изтичането на пробния период.