Έσοδα έξοδα καφετέριας: τι να γράφεις κάθε μέρα (και τι να μην ξεχνάς)

Σε μια καφετέρια οι κινήσεις δεν σταματούν. Γάλα το πρωί, ο καφεκόπτης το μεσημέρι, ο μπαρίστας παίρνει 20 € για τα ποτήρια που τελείωσαν, το delivery πληρώνεται στο χέρι, ο πελάτης «θα σε πληρώσω αύριο». Μέχρι το βράδυ έχουν γίνει 30 μικρές κινήσεις και οι μισές δεν γράφτηκαν πουθενά.

Και μετά αναρωτιέσαι γιατί το ταμείο δεν βγαίνει και γιατί «δουλεύουμε τόσο και δεν μένει τίποτα».

Να τι γράφει μια καφετέρια που ξέρει πού βρίσκεται.

Τα έσοδα: δύο νούμερα τη μέρα, όχι ένα

Το λάθος που κάνουν οι περισσότεροι: γράφουν τον τζίρο της ημέρας ως ένα νούμερο. Χρειάζεσαι δύο:

• Μετρητά — αυτά που είναι στο συρτάρι.
• Κάρτες — αυτά που θα έρθουν από την τράπεζα σε 1–2 μέρες.

Γιατί; Επειδή το ταμείο κλείνει με τα μετρητά. Αν βάλεις τον συνολικό τζίρο, το ταμείο δεν θα βγει ποτέ, και θα ψάχνεις λάθος που δεν υπάρχει.

Και αν δουλεύεις με βάρδιες, ο κάθε υπεύθυνος βάρδιας γράφει το δικό του. Πρωινή: 380 € μετρητά, 210 € κάρτες. Βραδινή: 520 € μετρητά, 340 € κάρτες. Έτσι ξέρεις και ποια βάρδια πάει καλά.

Τα έξοδα: τη στιγμή που βγαίνουν, με κατηγορία

Οι κατηγορίες που χρειάζεται μια καφετέρια είναι λίγες. Μην το παρακάνεις:

Η πιο συχνή παγίδα: τα μικρά έξοδα από το συρτάρι. Τα 20 € για ποτήρια, τα 6 € για ταξί, τα 12 € για γάλα από το περίπτερο γιατί τελείωσε. Είναι ταυτόχρονα έξοδο της επιχείρησης και λήψη από το ταμείο. Αν γράψεις μόνο το ένα από τα δύο, ή το ταμείο δεν βγαίνει ή τα έξοδα φαίνονται λιγότερα από ό,τι είναι.

Οι προκαταβολές στο προσωπικό

«Μπορώ να πάρω 50 €;» — και το βράδυ δεν θυμάται κανείς αν ήταν 50 ή 30. Κάθε προκαταβολή γράφεται με όνομα, ποσό, ημερομηνία. Στο τέλος του μήνα ξέρεις ακριβώς τι μένει να δώσεις στον καθένα. Χωρίς αυτό, οι μισθοί γίνονται συζήτηση.

Το επί πιστώσει

Ο καφεκόπτης φέρνει 10 κιλά και «τα λέμε την άλλη βδομάδα». Αυτό είναι έξοδο σήμερα και πληρωμή αργότερα. Γράψ' το σήμερα, με «απλήρωτο» και ημερομηνία. Αλλιώς την άλλη βδομάδα θα βλέπεις 240 € να λείπουν από το ταμείο και δεν θα θυμάσαι γιατί.

Η ρουτίνα των 3 λεπτών

• Όταν βγαίνει ευρώ από το συρτάρι: γράψ' το εκείνη τη στιγμή. Δέκα δευτερόλεπτα.
• Όταν έρχεται τιμολόγιο: φωτογραφία, κατηγορία, πληρωμένο ή όχι.
• Στο κλείσιμο βάρδιας: μετρητά, κάρτες, καταμέτρηση συρταριού, διαφορά.
• Κάθε βράδυ: μια ματιά. Έσοδα, έξοδα, τι μένει.

Αν το κάνεις με χαρτί, θα κρατήσει μία εβδομάδα. Με Excel, ένα μήνα — και μετά θα το βαρεθείς επειδή είσαι πίσω από το μπαρ, όχι μπροστά σε υπολογιστή.

Πώς το κάνει μια καφετέρια με iTefteri

Ο μπαρίστας βγάζει 20 € για ποτήρια: το γράφει στο κινητό του, στο δικό του ταμείο, 10 δευτερόλεπτα. Το έξοδο πάει αυτόματα και στο τεφτέρι. Ο υπεύθυνος βάρδιας κλείνει στις 23:00, εσύ το βλέπεις στις 23:01 από το σπίτι. Το τιμολόγιο του καφεκόπτη: φωτογραφία, και η κίνηση γράφεται μόνη της με ποσό, ΑΦΜ και ΦΠΑ. Στο τέλος του μήνα, ο πίνακας ανά κατηγορία είναι ήδη εκεί — και βλέπεις ότι τα αναλώσιμα ανέβηκαν 30 % επειδή άλλαξες προμηθευτή ποτηριών.

Δες πώς λύνεται στην πράξη

Αν το πρόβλημά σου είναι το ταμείο της βάρδιας: «Το ταμείο δεν βγαίνει.». Αν είναι «δεν ξέρω πόσα βγάζω»: «Πόσα έβγαλα αυτόν τον μήνα;». Λείπεις από το μαγαζί και θες να ξέρεις ποιος έχει τι πάνω του: «Ποιος έχει τα λεφτά σου αυτή τη στιγμή;». Και δες το παράδειγμα εστίασης. 20 μέρες δωρεάν, χωρίς κάρτα.