Πώς να διαβάζεις τα στατιστικά της επιχείρησής σου: ποια νούμερα μετράνε πραγματικά

Οι περισσότεροι επιχειρηματίες κοιτάνε ένα νούμερο: τον τζίρο. «Πήγε καλά ο μήνας;» «Ναι, είχαμε κίνηση.» Το πρόβλημα είναι ότι ο τζίρος, μόνος του, δεν σου λέει σχεδόν τίποτα για το αν πας καλά.

Τα στατιστικά δεν είναι για να εντυπωσιάζουν. Είναι για να παίρνεις αποφάσεις. Ας δούμε ποια νούμερα αξίζει πραγματικά να κοιτάς.

1. Έξοδα ανά κατηγορία: πού πάει το χρήμα

Ο τζίρος δείχνει τι μπαίνει. Τα έξοδα ανά κατηγορία δείχνουν τι φεύγει — και πού. Όταν δεις ότι η κατηγορία «αναλώσιμα» ανέβηκε 20% χωρίς να ανέβει ο τζίρος, έχεις ένα ερώτημα να απαντήσεις.

Χωρίς ανάλυση ανά κατηγορία, όλα μοιάζουν «λειτουργικά έξοδα» και κανένα πρόβλημα δεν φαίνεται μέχρι να γίνει μεγάλο.

2. Ανά συναλλασσόμενο: ποιος σε βαραίνει, ποιος σε στηρίζει

Ποιος προμηθευτής απορροφά το μεγαλύτερο μέρος των εξόδων σου; Ποιος πελάτης φέρνει τα περισσότερα έσοδα; Αυτά τα δύο νούμερα αλλάζουν διαπραγματεύσεις: ξέρεις πού να ζητήσεις καλύτερη τιμή και ποια σχέση να προσέξεις.

3. Ανά τρόπο πληρωμής: η εικόνα της ρευστότητας

Πόσα μπαίνουν μετρητά, πόσα με κάρτα, πόσα επί πιστώσει; Αν ένα μεγάλο κομμάτι του «καλού μήνα» είναι επί πιστώσει, ο τζίρος είναι αισιόδοξος αλλά το ταμείο σου ίσως όχι. Ο διαχωρισμός ανά τρόπο πληρωμής σε προστατεύει από αυτή την παγίδα.

Στην ενότητα Στατιστικά του iTefteri βλέπεις αυτά τα σύνολα — ανά περίοδο, κατηγορία, συναλλασσόμενο και τρόπο πληρωμής — πάνω στις δικές σου καταχωρήσεις, χωρίς να φτιάχνεις τίποτα σε excel.

4. Η τάση: ένα νούμερο χωρίς σύγκριση δεν λέει τίποτα

«Έκανα 12.000 αυτόν τον μήνα.» Καλό ή κακό; Δεν ξέρεις, μέχρι να το βάλεις δίπλα σε κάτι: τον προηγούμενο μήνα, ή τον ίδιο μήνα πέρσι.

Η σύγκριση είναι αυτή που μετατρέπει ένα νούμερο σε πληροφορία. Αν ο Μάιος φέτος είναι 8% κάτω από πέρσι, αυτό είναι σήμα — ίσως εποχικό, ίσως όχι, αλλά κάτι να ελέγξεις. Η ενότητα Συγκρίσεις δείχνει ακριβώς αυτό: φέτος vs πέρσι, μήνας vs μήνας, σε έσοδα, έξοδα, κατηγορίες και συναλλασσόμενους.

5. Πρόσεξε την εποχικότητα

Πολλές επιχειρήσεις πανικοβάλλονται με μια πτώση που είναι απλώς εποχική. Αν κάθε χρόνο ο Φεβρουάριος είναι χαμηλός, μια χαμηλή φετινή επίδοση τον Φεβρουάριο δεν είναι κρίση — είναι το αναμενόμενο. Γι' αυτό η σύγκριση με την ίδια περίοδο πέρσι είναι πιο χρήσιμη από τη σύγκριση με τον προηγούμενο μήνα.

Από τα νούμερα στις αποφάσεις

Τα στατιστικά αξίζουν μόνο αν αλλάζουν κάτι. Μερικές ερωτήσεις που πρέπει να μπορείς να απαντάς κάθε μήνα:

• Ποια κατηγορία εξόδων μεγαλώνει πιο γρήγορα από τον τζίρο;
• Υπάρχει προμηθευτής που η συμμετοχή του στα κόστη μου αυξάνεται;
• Πόσο από τον τζίρο μου είναι ακόμα ανείσπρακτο (επί πιστώσει);
• Πάω καλύτερα ή χειρότερα από την ίδια περίοδο πέρσι;

Αν έχεις τις απαντήσεις, παίρνεις αποφάσεις με στοιχεία αντί για αίσθηση.

Συμπέρασμα

Ο τζίρος είναι ο τίτλος· η ιστορία είναι στην ανάλυση. Κοίτα τα έξοδα ανά κατηγορία, τη συμμετοχή κάθε συναλλασσόμενου, τον διαχωρισμό ανά τρόπο πληρωμής και — πάνω απ' όλα — την τάση σε σχέση με το παρελθόν. Αυτά τα νούμερα δεν εντυπωσιάζουν σε μια κουβέντα, αλλά είναι αυτά που κρατούν την επιχείρηση όρθια.