Βιβλίο εσόδων εξόδων σε Excel: δωρεάν πρότυπο για μικρή επιχείρηση

Πρώτα μια διευκρίνιση, γιατί μπερδεύει πολλούς: αυτό δεν είναι το «βιβλίο εσόδων-εξόδων» της εφορίας. Εκείνο το κρατάει ο λογιστής σου. Αυτό εδώ είναι το δικό σου τεφτέρι: τι μπήκε, τι βγήκε, τι μένει, κάθε μέρα — για να ξέρεις εσύ πού βρίσκεσαι, όχι για να το δείξεις σε κανέναν.

Κατέβασε το πρότυπο: vivlio-esodon-exodon.xlsx

Χωρίς email, χωρίς εγγραφή.

Τι έχει μέσα

Τρία φύλλα.

«Κινήσεις». Μία γραμμή για κάθε κίνηση: ημερομηνία, περιγραφή, κατηγορία (από λίστα), από ποιον ή προς ποιον, τρόπος πληρωμής (μετρητά, κάρτα, τράπεζα, επί πιστώσει), ποσό στη στήλη «Έσοδο» ή στη στήλη «Έξοδο», και «Πληρωμένο; Ναι/Όχι». Χωράει 400 γραμμές — για ένα μικρό μαγαζί, περίπου 3 μήνες.

«Κατηγορίες». 12 έτοιμες: Πωλήσεις, Προμηθευτές, Ενοίκιο, Ρεύμα/νερό/τηλέφωνο, Προσωπικό, Ασφαλιστικά/εφορία, Λογιστής, Συντήρηση, Διαφήμιση, Μεταφορικά, Διάφορα. Άλλαξέ τες όπως σε βολεύει.

«Μήνας». Βάζεις μήνα και έτος, και βγαίνει μόνο του:

• Έσοδα του μήνα.
• Έξοδα του μήνα.
• Τι μένει = έσοδα − έξοδα.
• Απλήρωτα έξοδα — δηλαδή τι χρωστάς ακόμα (όσα έχουν «Όχι» στο «Πληρωμένο;»).
• Έσοδα σε μετρητά (χρήσιμο για να τσεκάρεις το συρτάρι).
• Πίνακας ανά κατηγορία: πόσα πήγαν σε προμηθευτές, πόσα σε προσωπικό, πόσα σε ρεύμα.

Παράδειγμα με τα νούμερα που έχει μέσα: έσοδα 790 €, έξοδα 587,40 €, μένουν 202,60 €. Απλήρωτα 425 € (η ΔΕΗ και ο καφές επί πιστώσει). Δηλαδή «μένουν» 202 € στα χαρτιά, αλλά χρωστάς 425 €. Αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα στο «τι έβγαλα» και στο «τι έχω» — και είναι ο λόγος που πολλά μαγαζιά νομίζουν ότι πάνε καλά μέχρι να έρθει ο λογαριασμός.

Πώς να το δουλέψεις

1. Γράψε την κίνηση τη στιγμή που γίνεται, όχι το βράδυ από μνήμης. Το βράδυ θυμάσαι τα μεγάλα και ξεχνάς τα μικρά — και τα μικρά είναι που κάνουν τη διαφορά στο τέλος του μήνα.
2. Χρησιμοποίησε τις κατηγορίες σταθερά. «Προμηθευτές» σήμερα, «Προμηθευτές» και αύριο. Αλλιώς ο πίνακας του μήνα δεν λέει τίποτα.
3. Το «Πληρωμένο; Όχι» είναι το πιο χρήσιμο πεδίο. Γέμισέ το.
4. Την 1η κάθε μήνα άλλαξε τον μήνα στο φύλλο «Μήνας» και κοίτα την εικόνα. Πέντε λεπτά.

Πού σταματάει το Excel

Θα το δεις μόνος σου, αλλά να στο πω από τώρα:

• Οι αποδείξεις. Στο Excel πληκτρολογείς. Δέκα αποδείξεις τη μέρα, δέκα φορές πληκτρολόγηση. Οι μισές θα μείνουν στην τσέπη.
• Είσαι μακριά από τον υπολογιστή. Στο έργο, στον δρόμο, στο μαγαζί με πελάτη. Η κίνηση δεν γράφεται «τη στιγμή που γίνεται» — γράφεται το βράδυ, αν γραφτεί.
• Δεύτερο άτομο. Αν γράφει και ο συνεταίρος ή ο υπεύθυνος, έχετε δύο αρχεία ή ένα αρχείο που το ανοίγει ένας τη φορά.
• Ο λογιστής. Θα του στείλεις το Excel, θα σε ρωτήσει «αυτό το 62,40 τι είναι;», θα ψάχνεις.

Το iTefteri κάνει το ίδιο πράγμα με αυτό το αρχείο, μόνο που: βγάζεις φωτογραφία την απόδειξη και η κίνηση γράφεται μόνη της (ποσό, ΑΦΜ, ΦΠΑ, κατηγορία), το γράφεις από το κινητό εκεί που είσαι, το βλέπει και ο συνεταίρος σου την ίδια στιγμή, και η εικόνα του μήνα είναι πάντα έτοιμη — δεν την «ανοίγεις», απλώς υπάρχει.

Δες πώς λύνεται στην πράξη

Κατέβασε το πρότυπο, δούλεψέ το έναν μήνα. Αν στο τέλος του μήνα έχεις γράψει τα πάντα, μπράβο — κράτα το. Αν όχι, δες τη σελίδα: «Πόσα έβγαλα αυτόν τον μήνα;» — μάθε το κάθε βράδυ, όχι σε δύο μήνες. 20 μέρες δωρεάν, χωρίς κάρτα.