Έσοδα έξοδα ταβέρνας και εστιατορίου: πού χάνονται τα λεφτά και πώς το βλέπεις
Ένα εστιατόριο μπορεί να είναι γεμάτο κάθε Σάββατο και να μη βγάζει λεφτά. Ο τζίρος φαίνεται, τα έξοδα όχι — γιατί είναι σκορπισμένα: ο ψαράς που πληρώνεται μετρητά στην πόρτα, ο μανάβης «επί πιστώσει», τα ένσημα, τα έξτρα άτομα το Σαββατοκύριακο, τα ρέστα που «δανείστηκε» η κουζίνα για λάδι.
Αν δεν τα γράφεις όλα, το «πόσα βγάζουμε» είναι εικασία.
Οι τρεις μεγάλες τρύπες
1. Οι πρώτες ύλες που πληρώνονται μετρητά. Ψάρι, κρέας, λαχανικά. Συχνά πληρώνονται από το συρτάρι, εκείνη τη στιγμή, χωρίς να γραφτεί πουθενά — ή γράφονται σε χαρτάκι που χάνεται. Στο τέλος του μήνα το ταμείο «δεν βγαίνει» και οι πρώτες ύλες φαίνονται φθηνότερες από ό,τι ήταν.
2. Το προσωπικό. Μισθοί, προκαταβολές μέσα στον μήνα, έξτρα άτομα για μια γιορτή, ένσημα. Το «πόσα του έχω δώσει ήδη» δεν πρέπει να είναι από μνήμης.
3. Το επί πιστώσει. «Τα λέμε τέλος μήνα» με 4 προμηθευτές σημαίνει ότι στο τέλος του μήνα χρωστάς ένα ποσό που δεν το βλέπεις πουθενά — μέχρι να σου έρθει.
Τι γράφεις κάθε μέρα
Έσοδα, ανά βάρδια ή ανά μέρα: μετρητά χωριστά από κάρτες. Αν έχεις και delivery ή πλατφόρμες, χωριστή γραμμή — έρχονται σε άλλο χρόνο και με άλλη προμήθεια.
Έξοδα με κατηγορία:
| Κατηγορία | Παραδείγματα |
|---|---|
| Κρέας & ψάρι | Κρεοπωλείο, ιχθυοπωλείο |
| Λαχανικά & φρούτα | Μανάβης, λαϊκή |
| Παντοπωλείο | Λάδι, αλεύρι, ρύζι, ζυμαρικά |
| Ποτά | Κάβα, μπύρες, αναψυκτικά, νερά |
| Προσωπικό | Μισθοί, προκαταβολές, ένσημα, έξτρα |
| Πάγια | Ενοίκιο, ΔΕΗ, γκάζι, νερό |
| Αναλώσιμα & καθαριστικά | Χαρτικά, απορρυπαντικά, αλουμινόχαρτο |
| Συντήρηση | Ψυγεία, φούρνοι, υδραυλικός |
Και σε κάθε έξοδο: πληρωμένο ή όχι; Αυτό είναι που σου λέει τι χρωστάς.
Το ταμείο βάρδιας
Στο εστιατόριο συχνά πιάνουν το ταμείο 2–3 άτομα. Αυτό είναι η συνταγή για «λείπουν 40 € και κανείς δεν ξέρει». Η λύση δεν είναι καχυποψία — είναι ένα ταμείο ανά άτομο: ο καθένας ξέρει με πόσα ξεκίνησε, τι πήρε, τι έδωσε, με πόσα έκλεισε. Όταν η κουζίνα χρειάζεται 30 € για λάδι, τα παίρνει από συγκεκριμένο ταμείο, με όνομα.
Ένα δωρεάν πρότυπο για το κλείσιμο βάρδιας σε Excel υπάρχει εδώ.
Οι κρατήσεις και οι προκαταβολές πελατών
Τραπέζι για 20 άτομα το Σάββατο, προκαταβολή 100 €. Αυτή η προκαταβολή είναι έσοδο σήμερα — και πρέπει να θυμάσαι ότι το Σάββατο ο πελάτης θα πληρώσει 100 € λιγότερα. Αν δεν γράφεται δίπλα στην κράτηση, το Σάββατο γίνεται συζήτηση στο ταμείο.
Η εικόνα του μήνα
Στο τέλος του μήνα θέλεις να δεις τρία πράγματα, χωρίς να ψάξεις:
- Έσοδα − έξοδα = τι έμεινε.
- Τι χρωστάς ακόμα (προμηθευτές επί πιστώσει, ΔΕΗ που δεν πληρώθηκε).
- Πού πήγαν τα λεφτά, ανά κατηγορία — και σε σύγκριση με τον προηγούμενο μήνα. Αν το κρέας ανέβηκε 25 % ενώ ο τζίρος έμεινε ίδιος, κάτι πρέπει να αλλάξει: τιμή, μερίδα, ή προμηθευτής.
Πώς το κάνει ένα εστιατόριο με iTefteri
Ο ψαράς πληρώνεται 180 € μετρητά στην πόρτα: ο υπεύθυνος το γράφει στο κινητό, από το δικό του ταμείο, με τον προμηθευτή. Το έξοδο πάει και στο τεφτέρι, στην κατηγορία «Κρέας & ψάρι». Το τιμολόγιο του μανάβη «επί πιστώσει» μπαίνει με ημερομηνία λήξης — και σε ειδοποιεί πριν λήξει. Η κράτηση με προκαταβολή γίνεται έσοδο μόνη της. Και το Σάββατο το βράδυ, από το σπίτι, βλέπεις: μετρητά βάρδιας, κάρτες, τι βγήκε από τα ταμεία, και ποιος τα κρατάει.
Δες πώς λύνεται στην πράξη
Ταμείο που δεν βγαίνει: «Το ταμείο δεν βγαίνει.». Δεν ξέρεις τι μένει στο τέλος: «Πόσα έβγαλα αυτόν τον μήνα;». Λείπεις από το μαγαζί και θες να ξέρεις ποιος έχει τι πάνω του: «Ποιος έχει τα λεφτά σου αυτή τη στιγμή;». Και δες το παράδειγμα εστίασης. 20 μέρες δωρεάν.