Κλείσιμο ταμείου σε Excel: δωρεάν πρότυπο (και γιατί θα το βαρεθείς σε 2 εβδομάδες)

Ψάχνεις «κλείσιμο ταμείου excel» επειδή το τετράδιο δεν σε βοηθάει πια και θες κάτι που να κάνει μόνο του την πρόσθεση. Λογικό. Φτιάξαμε ένα πρότυπο που κάνει ακριβώς αυτό, το δίνουμε δωρεάν, χωρίς email και χωρίς εγγραφή.

Κατέβασε το πρότυπο: kleisimo-tameiou-vardias.xlsx

Παρακάτω σου εξηγώ τι έχει μέσα, πώς το δουλεύεις, και — ειλικρινά — πού θα σε αφήσει.

Τι έχει μέσα το αρχείο

Δύο φύλλα.

Φύλλο 1 — «Κλείσιμο βάρδιας». Συμπληρώνεις μόνο τα κίτρινα κελιά:

• Ημερομηνία, βάρδια, ποιος έκλεισε.
• Αρχικό ταμείο (τα ρέστα με τα οποία άνοιξε η βάρδια, π.χ. 100 €).
• Μετρητά από πωλήσεις. Μόνο μετρητά — οι κάρτες δεν είναι στο συρτάρι.
• Πληρωμές από το συρτάρι: γάλα στον προμηθευτή, ταξί, προκαταβολή σε υπάλληλο. Με όνομα δίπλα, ποιος τα πήρε.
• Καταμέτρηση: πόσα χαρτονομίσματα των 50, των 20, των 10, πόσα κέρματα. Το άθροισμα βγαίνει μόνο του.

Και το αρχείο υπολογίζει:

• Πόσα έπρεπε να έχει το συρτάρι = αρχικό ταμείο + μετρητά πωλήσεων + άλλες εισπράξεις − πληρωμές.
• Πόσα βρήκες = αυτά που μέτρησες.
• Διαφορά = βρήκες − έπρεπε. Αν είναι μηδέν, γράφει «Το ταμείο βγαίνει ✓». Αν είναι αρνητική, «Λείπουν χρήματα».

Παράδειγμα με τα νούμερα που έχει μέσα: αρχικό 100 €, πωλήσεις μετρητά 640 €, πληρωμές 54,50 € (γάλα 18,50 + ταξί 6 + προκαταβολή 30). Έπρεπε: 100 + 640 − 54,50 = 685,50 €. Μέτρησες 680,50 €. Διαφορά: −5 €. Λείπουν 5 ευρώ — και τώρα ξέρεις πόσα ακριβώς, όχι «κάτι λείπει».

Φύλλο 2 — «Ημερολόγιο διαφορών». Μία γραμμή για κάθε βάρδια: ημερομηνία, βάρδια, ποιος, έπρεπε, βρήκα, διαφορά. Στο τέλος βλέπεις σύνολο διαφορών, πόσες βάρδιες δεν βγήκαν, και πόσα λείπουν συνολικά στη βραδινή και πόσα στην πρωινή. Αυτό είναι το σημαντικό: αν λείπουν πάντα στη βραδινή, το πρόβλημα δεν είναι τυχαίο.

Πώς να το δουλέψεις σωστά

1. Άνοιξε κάθε βάρδια με το ίδιο αρχικό ποσό. Αν δεν ξέρεις με πόσα ξεκίνησες, δεν μπορείς να κλείσεις.
2. Κάθε ευρώ που βγαίνει από το συρτάρι, γράψε το τη στιγμή που βγαίνει. Όχι «θα το γράψω μετά». Το «μετά» είναι η αιτία που δεν βγαίνει το ταμείο.
3. Στο τέλος μέτρα, γράψε, και αντέγραψε τη γραμμή στο ημερολόγιο.
4. Μετά από 2 εβδομάδες κοίτα το ημερολόγιο. Θα δεις μοτίβο.

Πού σταματάει το Excel (ειλικρινά)

Το πρότυπο δουλεύει. Αλλά μετά από 2 εβδομάδες θα δεις ότι:

• Το Excel είναι σε έναν υπολογιστή. Ο υπεύθυνος βάρδιας κλείνει στις 23:00 και εσύ είσαι σπίτι. Θα σου στείλει φωτογραφία. Ξανά.
• Αν έχεις 3 άτομα στο ταμείο, έχεις ένα συρτάρι και ένα αρχείο. Δεν ξέρεις ποιος πήρε τα 20 € για τον προμηθευτή, εκτός αν το έγραψε — και αν το έγραψε σωστά.
• Οι πληρωμές από το συρτάρι είναι ταυτόχρονα και έξοδα της επιχείρησης. Στο Excel θα τις γράψεις δεύτερη φορά στο βιβλίο εσόδων-εξόδων. Διπλή δουλειά, διπλά λάθη.
• Κάποιος θα σβήσει κατά λάθος έναν τύπο. Συμβαίνει πάντα.

Αυτά ακριβώς λύνει το iTefteri: κάθε ταμίας έχει το δικό του ταμείο στο κινητό του, κάθε λήψη έχει όνομα και ώρα, οι μεταφορές μετρητών γίνονται με αποδοχή, και το έξοδο από το ταμείο γράφεται αυτόματα και στο τεφτέρι. Το κλείσιμο παίρνει δύο λεπτά και το βλέπεις από όπου είσαι.

Δες πώς λύνεται στην πράξη

Δούλεψε το πρότυπο 2 εβδομάδες. Όταν πιάσεις τον εαυτό σου να λες «δεν αντέχω άλλες φωτογραφίες τετραδίου», δες τη σελίδα: «Το ταμείο δεν βγαίνει.» — ταμείο ανά ταμία, κάθε κίνηση με όνομα και ώρα. Δοκιμή 20 μέρες δωρεάν, χωρίς κάρτα.